2025년 현재 폐업을 준비 중인 소상공인들이 가장 많이 놓치는 부분 중 하나가 카드단말기와 포스기 반납 처리다.
가게 문을 닫고 영업을 종료하더라도, 이 기기들이 자동이체 또는 렌털 계약 형태로 유지되고 있다면
사용하지 않더라도 매달 비용이 청구된다.
특히 단말기나 포스기의 계약 약정 기간이 남아 있을 경우,
위약금, 잔여금, 미반납 손해금이 추가로 발생할 수 있어
별도로 반납 절차를 진행하지 않으면 폐업 후에도 불필요한 비용 손실이 이어질 수 있다.
이번 글에서는 2025년 기준으로 폐업 전에 반드시 체크해야 할 카드단말기, 포스기 반납 처리법을
계약 유형별, 사례 중심으로 상세히 정리한다.
카드단말기와 포스기, 왜 따로 반납해야 하나?
자동이체 계약은 ‘별도 해지’가 필요하다
카드단말기 및 포스기 대부분은 제조사 또는 통신사를 통한 장기렌털, 할부구매, 월 정액 유지 계약 형태로 운영된다.
이 계약은 사업자등록이 말소되었다고 해서 자동으로 종료되지 않으며,
해지 신청을 하지 않으면 이후에도 요금이 계속 청구된다.
카드사와 VAN사, 포스사 계약은 서로 다르다
카드단말기 계약은 일반적으로 VAN사(Value Added Network)를 통해 이루어지고,
포스 기는POS 유통업체 또는 렌털회사와 별도 계약을 체결하는 구조다.
따라서 두 장비를 각각 따로 반납 및 해지 처리해야 한다.
카드단말기 반납 처리법
1. 사용 중인 VAN사 확인하기
가장 먼저 해야 할 일은 자신이 사용하는 VAN사를 파악하는 것이다.
VAN사는 신용카드 결제망을 운영하는 회사로, 대표적으로 나이스, KIS정보통신, KCP, 한국정보통신 등이 있다.
단말기 자체는 단순히 ‘기계’ 일뿐이고, 카드결제 서비스를 제공하는 계약은 VAN사와 이루어져 있다.
확인 방법
- 카드 단말기 뒷면 또는 상단에 부착된 스티커 확인
- 월별 사용요금이 빠져나가는 통장 자동이체 내역 확인
- 계약서 또는 설치 당시 명함 참고
2. 폐업 및 해지 신청
VAN사 고객센터에 연락하여 폐업 예정 사실과 해지 요청을 하면,
담당 직원이 해지 절차 및 필요 서류를 안내한다.
일반적으로 요구되는 서류
- 사업자등록 말소 증명서 또는 폐업확인서
- 대표자 신분증 사본
- 단말기 일련번호 또는 모델명
- 해지 신청서
일부 VAN사는 폐업을 증명할 수 있는 사업자등록 말소 확인만으로 위약금을 면제해 주는 정책을 운영하고 있다.
2025년 기준으로, 폐업 사유로 인한 계약 해지의 경우 위약금 면제 비율이 확대된 추세다.
3. 단말기 반납 절차
대부분의 단말기는 회수 기사 방문 또는 택배 반송 방식으로 반납이 이루어진다.
방문 횟수는 유료인 경우가 많으므로, 단말기 포장을 잘하여 택배로 직접 발송하는 방식이 선호된다.
단말기를 분실한 경우에는 분실 비용(기기 정가 또는 감가상각 기준 잔존가)이 청구될 수 있다.
반납 주소 확인 팁
- VAN사 고객센터에 문의하여 반납주소 및 수령 부서 확인
- 택배 발송 후 송장번호를 보관하고, 반납 확인 전화 진행
4. 해지 완료 확인서 발급
모든 절차가 끝나면 단말기 해지 확인서 또는 계약종료 확인서를 발급받아야 한다.
이는 추후 분실 또는 요금 청구 오류에 대한 소명자료로 활용될 수 있다.
포스기 반납 처리법
포스기(POS)는 물건 가격을 계산하고 영수증을 출력하는 시스템 장비로,
대부분 소상공인은 렌털 방식 또는 무이자 할부 방식으로 이용하고 있다.
1. 계약 형태에 따라 대응 방식 다름
렌탈 계약
- 렌탈업체에 연락하여 폐업 사실 및 계약 해지 요청
- 일반적으로 계약 약정 기간이 남아 있으면 잔여 위약금이 청구됨
- 단, 2025년부터는 중도 해지 시 50% 감면 혜택을 제공하는 업체 증가
할부구매 계약
- 장비 자체를 구매한 경우, 소유권이 있으므로 반납 대상 아님
- 다만 포스 소프트웨어 사용료가 별도로 청구되는 경우, 계정 해지 요청 필요
2. 소프트웨어 계정 해지 및 데이터 백업
포스기의 단순 장비 외에도, 고객 DB, 매출정보, 제품목록 등의 데이터가 포함되어 있다.
폐업 후에도 개인정보가 남아 있을 경우, 정보보호법 위반 요소가 될 수 있다.
체크사항
- 클라우드 저장 방식인지 확인
- 관리자 로그인 후 모든 정보 초기화
- 업체에 데이터 폐기 확인 요청
3. 기기 반납 또는 처분
렌탈 장비는 반드시 반납해야 하고, 소유 기기는 중고 판매 또는 폐기 선택 가능하다.
2025년 기준 포스기 중고가는 10만 원~30만 원 사이이며, 상태가 양호한 경우
중고업체나 다른 창업자에게 판매도 가능하다.
포스기·카드단말기 정리 후 체크리스트
항목 처리 여부 확인 내용
| 카드단말기 VAN사 해지 | 완료 | 사업자 말소 제출, 단말기 회수 |
| 포스기 렌탈 해지 | 완료 | 위약금 감면 확인 |
| 포스기 소프트웨어 정지 | 완료 | DB 초기화 여부 확인 |
| 요금 자동이체 해지 | 완료 | 잔여 청구 중지 확인 |
| 반납 확인서 수령 | 완료 | 추후 분쟁 예방용 보관 |
실제 사례
사례 1: 반납 누락으로 3개월 요금 추가 청구
경기 화성시에서 핫도그 가게를 운영하던 이 대표는
2025년 3월 폐업 후 카드단말기와 포스 기를 매장 안에 방치한 채 이사를 진행했다.
이후 VAN사와 포스기 렌털업체에서각각 3개월간 요금이 자동 청구되었고,
총 21만 원이 손실되었다.
문제는 이 대표가 사업자 말소 확인서를 제출하지 않았고,
해지 신청을 따로 하지 않았기 때문이었다.
이후 업체에 서류 제출과 단말기 택배 반납을 통해
계약 종료 및 일부 환불을 받았다.
사례 2: 위약금 면제 성공
부산 해운대구에서 디저트카페를 운영하던 박 대표는
폐업 전 미리 카드단말기 업체와 포스기 렌털사를 찾아
폐업 예정 사실을 사전 고지했고,
말소 완료 후 즉시 서류와 반납 절차를 마무리했다.
렌탈 계약 기간이 4개월 남아 있었지만,
폐업 증빙으로 위약금 전액 면제를 받았다.
단말기와 포스 기를 중고나라에 직접 판매하여
20만 원의 수익도 얻었다.
마무리: 폐업 정리의 시작은 ‘기기 정리’부터
카드단말기와 포스 기는 폐업 과정에서 가장 쉽게 놓치는 항목이지만,
계약이 유지되는 한 계속해서 비용이 발생한다는 점에서
반드시 우선순위로 처리해야 할 대상이다.
특히 2025년 현재는
VAN사, 포스기 렌탈사 모두 폐업 사유 위약금 감면 정책을 운영하고 있으므로
정확한 정보를 바탕으로 대응하면 불필요한 손실을 줄일 수 있다.
가게 문을 닫기 전에, 단말기와 포스기 계약을 꼼꼼히 확인하고
해지 및 반납 절차를 마친 후 확인서까지 수령하는 것,
그것이 소상공인의 마지막 경영 전략이 되어야 한다.